Documentation - Elavio

À qui s’adresse ce guide ? Aux DSI, DAF et DG qui utilisent Elavio pour piloter leur budget informatique. Aucune connaissance technique n’est requise.

🔑 Légende

Tout au long de cette documentation, des encadrés indiquent les conditions d’accès à chaque fonctionnalité.

Indicateur	Signification
👤 Rôles	Les profils utilisateurs autorisés à accéder à cette fonctionnalité
📦 Plan requis	Le plan d’abonnement minimum nécessaire

Rôles disponibles : ADMIN · DSI · DAF · DG · MANAGER

Plans disponibles (du moins au plus complet) : STARTER (49€/mois) · BUSINESS (149€/mois) · PREMIUM (399€/mois) · ENTERPRISE (899€/mois) · ou en option à la carte

💡 Si vous ne voyez pas une fonctionnalité dans votre interface, deux raisons sont possibles : votre rôle ne vous y donne pas accès, ou votre plan ne l’inclut pas. Rapprochez-vous de votre administrateur Elavio.

Prise en main – Premiers pas

👤 Tous les rôles | 📦 Tous les plans

Se connecter à Elavio

Rendez-vous sur app.elavio.fr (ou l’URL fournie par votre administrateur). Saisissez votre adresse e-mail et votre mot de passe, puis cliquez sur Se connecter.

Si votre administrateur a activé la double authentification (MFA), vous devrez également saisir un code à 6 chiffres généré par votre application mobile (Google Authenticator, Authy…).

Première connexion ? Vous recevrez un e-mail avec un lien pour définir votre mot de passe. Ce lien est valable 48 heures.

Le tableau de bord

Dès la connexion, vous arrivez sur le tableau de bord. Il affiche une synthèse de votre situation budgétaire en temps réel :

Budget prévu : le total des lignes budgétaires validées pour l’exercice en cours
Réalisé : le montant des engagements et dépenses enregistrés
Écart : la différence entre prévu et réalisé, avec indicateur visuel (vert / orange / rouge)
Alertes actives : les dépassements ou anomalies détectés automatiquement

Les graphiques donnent une vue de la répartition OPEX / CAPEX, de l’évolution mensuelle et des projets les plus consommateurs de budget.

Le contenu du tableau de bord varie selon votre rôle : un DG voit les données consolidées, un MANAGER ne voit que son périmètre.

La barre de navigation

La barre en haut de l’écran donne accès à tous les modules :

Bouton	Module	Rôles ayant accès
📊 Dashboard	Tableau de bord synthétique	Tous
💰 Budget	Budget prévisionnel	ADMIN, DSI, DAF
📝 Engagements	Commandes, factures, dépenses	ADMIN, DSI, DAF, MANAGER
📊 Rapports	Exports PDF, Excel, CSV	Tous
🎯 Pilotage	Analyses et comparatifs	ADMIN, DSI, DAF, DG
📋 Projets IT	Suivi des projets et plan de charge	ADMIN, DSI
📚 Référentiels	Plan comptable, catégories, fournisseurs	ADMIN, DSI, DAF
⚙️ Administration	Utilisateurs, entités, paramètres	ADMIN

Si un bouton n’apparaît pas dans votre barre de navigation, c’est que votre rôle ne vous en donne pas l’accès.

Changer d’exercice ou d’entité

En haut de la navbar, deux sélecteurs sont toujours visibles :

Exercice : filtre l’ensemble de l’application sur un exercice comptable (ex. 2025, 2026)
Entité : filtre sur l’entité concernée (ex. SIEGE, NORD, SUD)

Cliquez sur l’un ou l’autre pour changer la vue. Le changement est immédiat.

💡 Vérifiez toujours l’entité sélectionnée avant de saisir une donnée. Une saisie faite sur la mauvaise entité ne peut pas être déplacée automatiquement.

Modifier son profil

Cliquez sur votre prénom en haut à droite, puis sur Mon compte pour accéder à vos informations personnelles, changer de mot de passe ou consulter votre abonnement.

Budget Prévisionnel

👤 ADMIN, DSI, DAF | 📦 Tous les plans

À quoi sert ce module ?

Le module Budget permet de construire et de suivre votre budget informatique par exercice. Vous y définissez les montants prévus par ligne budgétaire, puis vous les comparez au réalisé tout au long de l’année.

Les statuts d’un budget

Chaque budget passe par plusieurs statuts :

Statut	Signification	Qui peut en changer ?
BROUILLON	En cours de construction, entièrement modifiable	ADMIN, DSI, DAF
VALIDÉ	Soumis pour validation interne	ADMIN, DAF
FINAL	Version de référence opérationnelle	ADMIN, DAF
ARCHIVÉ	Version conservée mais non active	ADMIN, DAF

Il ne peut exister qu’un seul budget en statut FINAL par exercice et par entité. C’est ce budget qui sert de référence pour les comparatifs et les alertes. Passer un budget en FINAL fait automatiquement basculer le précédent en ARCHIVÉ.

Créer un budget

👤 ADMIN, DSI, DAF

Allez dans 💰 Budget
Cliquez sur Nouveau budget
Choisissez l’exercice et l’entité
Donnez un nom à votre version (ex. : « Budget initial 2026 »)
Ajoutez vos lignes une par une ou importez-les depuis Excel

Saisir une ligne budgétaire

Chaque ligne comporte :

Numéro de compte (obligatoire) : issu de votre plan comptable. Ce champ détermine automatiquement la classification OPEX ou CAPEX.
Libellé : description libre de la dépense
Catégorie : regroupement métier (ex. : Infrastructure, Licences, Maintenance…)
Projet : rattachement optionnel à un projet IT
Montant annuel prévu : exprimé en euros HT
Répartition mensuelle : optionnelle, permet d’affiner le suivi mensuel

OPEX vs CAPEX : La classification est automatique selon le numéro de compte. Une icône colorée l’indique sur chaque ligne. Vous n’avez pas à la saisir manuellement.

Importer un budget depuis Excel

👤 ADMIN, DSI, DAF | 📦 Tous les plans

Cliquez sur Importer Excel
Téléchargez le modèle fourni
Remplissez le fichier en respectant la colonne Numéro de compte (obligatoire sur chaque ligne)
Uploadez le fichier rempli
Elavio valide chaque ligne et signale les anomalies avant l’import définitif

Mode simulation : Avant d’importer définitivement, vous pouvez lancer un import en mode simulation pour vérifier les erreurs sans modifier vos données.

Versionner un budget

👤 ADMIN, DSI, DAF | 📦 Tous les plans

Elavio permet de conserver plusieurs versions d’un même budget (ex. : « Budget initial », « Budget révisé T2 », « Budget final »). Pour créer une nouvelle version :

Sélectionnez un budget existant
Cliquez sur Dupliquer
Modifiez la nouvelle version sans toucher à l’originale

Le comparatif entre versions est accessible depuis le module Pilotage.

Workflow de validation des engagements

👤 Configuration : ADMIN · Validation : DAF | 📦 BUSINESS et supérieur

Si votre organisation a activé le workflow de validation, un engagement créé suit un circuit d’approbation avant d’être considéré comme validé :

Le gestionnaire crée l’engagement (statut : En attente)
Elavio vérifie automatiquement la cohérence des comptes (CAPEX/OPEX)
Le DAF reçoit une notification et peut approuver ou rejeter
Si le montant dépasse le seuil paramétré, une validation supplémentaire est requise
L’engagement validé est verrouillé (non modifiable sans repasser en brouillon)

Ce workflow est configurable dans ⚙️ Administration > Paramètres > Workflow. Il peut être activé ou désactivé selon vos besoins. Sans ce module, les engagements sont directement validés à la création.

Les alertes budgétaires

👤 ADMIN, DSI, DAF, DG | 📦 Tous les plans

Des alertes apparaissent automatiquement dès que :

Un réalisé dépasse le budget prévu (dépassement)
Un numéro de compte est manquant ou incohérent
La classification CAPEX/OPEX ne correspond pas au compte sélectionné

Les alertes s’affichent sur le tableau de bord et dans une cloche de notification en haut à droite.

Engagements & Dépenses

👤 ADMIN, DSI, DAF, MANAGER | 📦 Tous les plans

Les MANAGER ne peuvent créer et consulter que les engagements de leur périmètre. La validation reste réservée aux DAF et ADMIN.

À quoi sert ce module ?

Le module Engagements enregistre toutes les dépenses engagées : bons de commande, factures reçues, livraisons. Il permet de suivre ce qui a été commandé et payé, et de le comparer au budget prévisionnel.

Les types d’engagements

Type	Description
Commande	Bon de commande émis, dépense engagée mais non encore facturée
Facture	Facture reçue d’un fournisseur
Livraison	Réception d’un bien ou service

Les statuts

Statut	Signification
En attente	Créé, en attente de validation
Validé	Approuvé par le responsable
Payé	Règlement effectué
Clôturé	Traitement terminé

Créer un engagement

👤 ADMIN, DSI, DAF, MANAGER

Allez dans 📝 Engagements
Cliquez sur Nouvel engagement
Renseignez les champs obligatoires :
- Numéro de compte (détermine OPEX ou CAPEX)
- Fournisseur
- Montant HT
- Date
Rattachez éventuellement à un projet IT ou une catégorie

Engagements CAPEX — amortissement

👤 ADMIN, DSI, DAF | 📦 Tous les plans

Pour les engagements de type CAPEX (investissements), des champs supplémentaires s’affichent automatiquement dès qu’un compte CAPEX est sélectionné :

Date d’acquisition (obligatoire pour CAPEX) : date de mise en service du bien
Durée d’amortissement (obligatoire pour CAPEX) : 36 mois (matériel léger), 60 mois (serveurs), 120 mois (infrastructure)
Dotation de l’exercice : calculée automatiquement par Elavio selon la méthode 30/360

Ces informations alimentent les rapports d’amortissement et les KPI CAPEX du tableau de bord. La dotation est recalculée automatiquement si vous modifiez la date ou la durée.

Projets IT & Plan de Charge

👤 ADMIN, DSI | 📦 Option PLAN DE CHARGE IT (25€/mois) ou inclus selon plan

Ce module n’est pas inclus dans tous les plans. Si vous ne voyez pas 📋 Projets IT dans votre menu, contactez votre administrateur pour activer l’option ou faire évoluer votre abonnement.

À quoi sert ce module ?

Ce module permet de suivre vos projets informatiques de manière détaillée : budget alloué, dépenses réelles, ROI estimé, ressources mobilisées et charge de travail planifiée.

Créer un projet IT

👤 ADMIN, DSI

Allez dans 📋 Projets IT
Cliquez sur Nouveau projet
Renseignez :
- Nom du projet
- Description
- Dates de début et de fin prévisionnelles
- Budget alloué
- ROI estimé (optionnel)
- Responsable

Suivre l’avancement d’un projet

👤 ADMIN, DSI (consultation : DAF, DG via Rapports)

Chaque projet affiche :

Budget prévu vs réalisé : dépenses engagées comparées au budget initial
% d’avancement : mis à jour manuellement ou via les engagements rattachés
Statut : En cours / Terminé / En attente / Annulé
Indicateur de dérive : alerte si le réalisé dépasse le budget

Le plan de charge

👤 ADMIN, DSI | 📦 Option PLAN DE CHARGE IT requise

Le plan de charge permet de planifier l’utilisation des ressources humaines sur vos projets :

Accédez à l’onglet Plan de charge d’un projet
Ajoutez les ressources (collaborateurs ou prestataires)
Saisissez le nombre de jours prévus par mois
Elavio calcule automatiquement le coût prévisionnel selon le tarif journalier de chaque ressource

💡 Utilisez le plan de charge pour anticiper les pics de charge et éviter les sur-allocations entre projets.

Rapports & Exports

👤 Tous les rôles (contenu variable selon le rôle) | 📦 Tous les plans (certains rapports nécessitent un plan supérieur)

À quoi sert ce module ?

Le module Rapports génère des états financiers et opérationnels à partir de vos données Elavio. Ils sont exportables en PDF, Excel ou CSV selon l’usage.

Les rapports disponibles

Rapport	Contenu	Rôles	Format
Synthèse budgétaire	Prévu vs réalisé par compte et catégorie	Tous	PDF, Excel
Détail des engagements	Liste complète des commandes et factures	ADMIN, DSI, DAF	Excel, CSV
Suivi CAPEX	Investissements, amortissements, dotations	ADMIN, DSI, DAF	PDF, Excel
Rapport par projet	Budget, réalisé et avancement par projet IT	ADMIN, DSI	PDF
Rapport de refacturation	Clés de répartition inter-entités	ADMIN, DAF	PDF
Vue consolidée groupe	Synthèse toutes entités	ADMIN, DG, DAF	PDF, Excel

Les rapports multi-entités et consolidé groupe ne sont disponibles que si votre plan inclut le module Multi-entités (BUSINESS+ ou option REFACTURATION).

Générer un rapport

👤 Selon le rapport | 📦 Selon le rapport

Allez dans 📊 Rapports
Sélectionnez le type de rapport
Choisissez vos filtres (exercice, entité, période, projet…)
Cliquez sur Générer
Téléchargez le fichier produit

Le rapport est horodaté et conservé dans l’historique des exports, accessible à tous les rôles.

Les deux modes d’export Excel

👤 ADMIN, DSI, DAF

Mode	Accès depuis	Usage
Mode Présentation	Onglet Rapports	Mise en page soignée, graphiques, impression, présentation direction
Mode Modification	Écran Budget	Format brut réimportable dans Elavio pour modification de masse

⚠️ Ne confondez pas les deux modes. Un fichier Mode Présentation ne peut pas être réimporté dans Elavio.

Multi-entités & Refacturation

👤 ADMIN, DAF (consultation : DG) | 📦 Option REFACTURATION (30€/mois) ou plan BUSINESS et supérieur

Ce module nécessite que plusieurs entités aient été créées dans Administration, et que l’option Refacturation soit active sur votre abonnement.

À quoi sert ce module ?

Ce module est destiné aux organisations ayant plusieurs entités juridiques ou centres de coûts (filiales, directions régionales…). Il permet de consolider les budgets et de gérer les refacturations internes.

Naviguer entre les entités

👤 Tous les rôles (selon les entités auxquelles l’utilisateur est rattaché)

Depuis le sélecteur Entité en haut de la navbar, vous pouvez basculer entre les entités auxquelles vous avez accès. Chaque entité dispose de son propre budget, de ses propres engagements et de ses propres utilisateurs.

Un utilisateur n’a accès qu’aux entités que l’administrateur lui a attribuées. Un DAF d’une filiale ne verra pas les données d’une autre filiale, sauf si c’est explicitement configuré.

La vue consolidée groupe

👤 ADMIN, DG, DAF | 📦 Option REFACTURATION requise

La vue consolidée agrège les données de toutes les entités en un seul écran, pour une vision groupe. Elle affiche :

Le budget total groupe (somme de toutes les entités)
Le réalisé consolidé
Les flux inter-entités
Un comparatif entité par entité

La refacturation inter-entités

👤 ADMIN, DAF | 📦 Option REFACTURATION requise

La refacturation permet de répartir les coûts d’une entité « centrale » (ex. : SIEGE) vers les entités « filles » (ex. : NORD, SUD).

Clés de répartition disponibles :

Clé	Description
Chiffre d’affaires	Proportionnelle au CA de chaque entité
Effectifs	Proportionnelle au nombre de collaborateurs
Usage	Selon l’utilisation réelle d’un service
Personnalisée	Pourcentages définis manuellement

Créer une règle de refacturation

👤 ADMIN, DAF

Allez dans ⚙️ Administration > Refacturation
Cliquez sur Nouvelle règle
Choisissez l’entité émettrice, les entités destinataires et la clé de répartition
Associez les lignes budgétaires concernées

Les montants refacturés apparaissent automatiquement dans les budgets des entités destinataires et dans le rapport de refacturation.

Administration

👤 ADMIN uniquement | 📦 Tous les plans

Ce module est exclusivement accessible aux utilisateurs ayant le rôle ADMIN. Les autres rôles (DSI, DAF, DG, MANAGER) n’y ont pas accès, même partiellement.

Gérer les utilisateurs

Allez dans ⚙️ Administration > Utilisateurs
Cliquez sur Nouvel utilisateur, renseignez l’e-mail, le prénom, le nom et le rôle
L’utilisateur reçoit un e-mail d’invitation pour définir son mot de passe

Les rôles disponibles et leurs accès :

Rôle	Description	Modules accessibles
ADMIN	Accès complet, y compris l’administration	Tous, sans exception
DSI	Pilotage technique et projets IT	Dashboard, Budget, Engagements, Pilotage, Projets IT, Référentiels, Rapports
DAF	Gestion budgétaire et financière	Dashboard, Budget, Engagements, Pilotage, Rapports, Plan comptable
DG	Vision stratégique	Dashboard, Pilotage, Rapports
MANAGER	Suivi opérationnel de son périmètre	Dashboard (limité), Engagements (son périmètre), Rapports (son périmètre)

Chaque rôle peut être restreint à certaines entités. Un utilisateur peut avoir des droits différents selon l’entité consultée.

Limites de votre plan : Le nombre d’utilisateurs créables dépend de votre plan (3 pour STARTER, 10 pour BUSINESS, 30 pour PREMIUM, illimité pour ENTERPRISE). Des packs d’utilisateurs supplémentaires sont disponibles en option.

Gérer les entités

👤 ADMIN | 📦 Nombre d’entités selon le plan (1 pour STARTER, 3 pour BUSINESS, 10 pour PREMIUM, illimité pour ENTERPRISE)

Allez dans ⚙️ Administration > Entités
Cliquez sur Nouvelle entité
Renseignez le nom, le code, le SIRET si applicable
Associez les utilisateurs autorisés à accéder à cette entité

Configurer le plan comptable

👤 ADMIN (consultation : DAF)

Le plan comptable définit les comptes disponibles lors de la saisie des budgets et des engagements.

Allez dans 📚 Référentiels > Plan comptable
Ajoutez, modifiez ou désactivez les comptes
Pour chaque compte, précisez le type OPEX ou CAPEX — cette information est utilisée partout dans l’application

💡 Importez votre plan comptable existant depuis Excel pour éviter la ressaisie manuelle.

Configurer les catégories

👤 ADMIN (consultation : DAF)

Les catégories regroupent les lignes budgétaires par nature métier (Infrastructure, Licences, Maintenance, RH IT…).

Allez dans 📚 Référentiels > Catégories
Créez ou modifiez les catégories adaptées à votre organisation
Associez chaque catégorie à un type OPEX ou CAPEX

Paramètres globaux

👤 ADMIN uniquement

Dans ⚙️ Administration > Paramètres :

Logo : uploadez votre logo, il apparaîtra sur tous les rapports et exports PDF
Seuils d’alerte : définissez à quel pourcentage de dépassement une alerte se déclenche
Exercices comptables : créez et gérez vos exercices
Workflow de validation (📦 BUSINESS et supérieur) : activez ou désactivez le circuit de validation des engagements

Historique & Audit

👤 ADMIN uniquement

Le journal d’audit enregistre toutes les actions importantes : création, modification, suppression, connexion, export. Il est accessible dans ⚙️ Administration > Audit et exportable pour répondre aux exigences RGPD.

Mon Compte & Abonnement

👤 Tous les rôles (informations d’abonnement : ADMIN uniquement) | 📦 Tous les plans

Accéder à Mon Compte

Cliquez sur votre prénom en haut à droite de la navbar, puis sur Mon compte.

Informations personnelles

👤 Tous les rôles

Modifiez votre prénom, votre nom et votre adresse e-mail. Le changement de mot de passe est disponible depuis ce même écran.

Sécurité — Double authentification (MFA)

👤 Tous les rôles (obligatoire pour ADMIN)

La double authentification ajoute une couche de sécurité. Pour l’activer :

Allez dans Mon compte > Sécurité
Cliquez sur Activer la double authentification
Scannez le QR code avec votre application (Google Authenticator, Authy, etc.)
Saisissez le code à 6 chiffres affiché pour confirmer

Pour les utilisateurs ayant le rôle ADMIN, la double authentification est obligatoire. Pour les autres rôles, elle est optionnelle mais recommandée.

Si vous perdez l’accès à votre application d’authentification, contactez votre administrateur pour réinitialiser votre MFA.

Mon abonnement

👤 ADMIN uniquement

L’onglet Abonnement affiche le plan actuel, la date de renouvellement et les fonctionnalités incluses.

Les plans Elavio :

Plan	Prix/mois HT	Utilisateurs	Entités	Usage recommandé
STARTER	49€	3	1	TPE, test, DSI seul
BUSINESS	149€	10	3	PME, équipe DSI/DAF
PREMIUM	399€	30	10	ETI, multi-sites
ENTERPRISE	899€	Illimité	Illimité	Grands comptes, SLA dédié

Options disponibles à la carte :

Option	Prix/mois HT	Description
Plan de charge IT	25€	Gestion ressources et planning projets
Refacturation	30€	Multi-entités et refacturation inter-sociétés
Pack +5 utilisateurs	10€	Ajout de 5 utilisateurs supplémentaires
Pack +3 entités	15€	Ajout de 3 entités supplémentaires
Support prioritaire	50€	Assistance 24/7

Le paiement s’effectue par prélèvement SEPA uniquement. Pour modifier votre plan ou vos informations de facturation, contactez support@elavio.fr.

Export de vos données (RGPD)

👤 ADMIN uniquement

Conformément au RGPD, vous pouvez demander un export complet de vos données à tout moment. Contactez support@elavio.fr avec la mention « Export RGPD ». Vous recevrez un fichier ZIP contenant l’ensemble de vos données en format CSV dans un délai de 5 jours ouvrés.

FAQ

Je ne vois pas un module dans le menu — pourquoi ?

Deux raisons possibles :

Votre rôle ne donne pas accès à ce module (ex. : le rôle DG n’a pas accès à l’Administration, le rôle MANAGER n’a pas accès au Budget)
Votre plan d’abonnement ne comprend pas ce module (ex. : Projets IT nécessite l’option Plan de charge IT ou un plan BUSINESS)

Contactez votre administrateur Elavio pour vérifier vos droits ou faire évoluer votre abonnement.

Comment créer un nouvel exercice comptable ?

👤 ADMIN uniquement

Allez dans ⚙️ Administration > Paramètres > Exercices. Cliquez sur Nouvel exercice et définissez la période (ex. : 01/01/2026 – 31/12/2026). Vous pouvez ensuite basculer sur ce nouvel exercice depuis le sélecteur en navbar.

J’ai fait une erreur dans mon budget — comment la corriger ?

Budget en BROUILLON → modifiez directement la ligne concernée
Budget VALIDÉ → rétrogradez-le en BROUILLON, corrigez, puis re-validez
Budget FINAL → créez une nouvelle version (Dupliquer), corrigez-la, définissez-la comme FINAL (l’ancienne passe automatiquement en ARCHIVÉ)

L’import Excel a généré des erreurs — que faire ?

Elavio génère un fichier rapport d’import indiquant ligne par ligne les anomalies détectées. Causes les plus fréquentes :

Numéro de compte manquant ou inexistant dans votre plan comptable
Format de montant incorrect (utilisez des nombres sans symbole €)
Entité ou catégorie non reconnue (vérifiez l’orthographe exacte)

Je veux activer le workflow de validation — c’est possible sur mon plan ?

Le workflow de validation des engagements est disponible à partir du plan BUSINESS. Sur le plan STARTER, les engagements sont directement validés à la création. Pour l’activer, allez dans ⚙️ Administration > Paramètres > Workflow (rôle ADMIN requis).

Comment générer une note de refacturation ?

👤 ADMIN, DAF | 📦 Option REFACTURATION requise

Allez dans 📊 Rapports > Rapport de refacturation. Sélectionnez l’exercice et la période, puis cliquez sur Générer. La note est produite en PDF avec le détail de répartition par entité.

Puis-je utiliser Elavio sur mobile ?

Elavio est optimisé pour une utilisation sur ordinateur (écran ≥ 1 200 px). Une version simplifiée est accessible sur tablette. L’accès depuis un smartphone est possible pour consulter le tableau de bord, mais la saisie et les analyses sont recommandées sur grand écran.

Comment contacter le support ?

E-mail : contact@elavio.fr
Documentation : elavio.fr/documentation
Délai de réponse : 24h ouvrées